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‘Google Apps’ カテゴリーのアーカイブ

情報の共有の限界

2009 年 5 月 19 日 コメントはありません

個人では情報を共有する必要はないから、情報はどこかへメモにして残せばいい。

だけど組織が2人以上になると、お互いに知らないところがでてくるから、どこかで情報を共有しないといけない。

先日お仕事をさせていただいたところは、出入りの情報を1つのメールアドレスで管理するというものだった。たしかに個人がメールアドレスを持っていたら、社員どおしがメールでやりとりしても内容がまったくわからない。

組織が大きくなると、もう顔を付き合わせた管理ができなくなる。

誰が何をやっていることすらよくわからなくなる。するとルールや取り決めが必要になる。

よく社長が社員の顔と名前が一致するのが、200人ぐらいだという。それでいつも顔をつき合わせて入れるのがせいぜい50人。会社の情報共有というのは難しいものだと思う。

技術が進んでいけば、今以上にお互いのことや組織のことを知ることができるだろう。そのためには、情報を発信することをまずしなくてはいけない。そして、その情報をどれだけ効率よく得ることができるかどうかが問題だ。

会社の偉い人は社長秘書という人がいて、情報の咀嚼をしてくれる。

社長の人格や嗜好を知り尽くし、今どんな情報が必要か、それをどう相手に伝えればいいかということを考えている。

これをもし、社員全員の情報を知ることができたとして、すべてを伝えていたらそれは情報洪水になってしまう。そのために、必要なものを必要なだけ伝える。ただ何が必要かというフィルターが課題になりそう。フィルターで落ちてしまった情報はどうするのかな。。

そのフィルターはデジタル的な通すか通さないかではなく、ファジー的に重要な情報は上のほうにするとか(1次元)、左上にするとか(2次元)、左上高(3次元)、左上高明るい色(4次元)、左上高明るいフラッシング(5次元)、、、(遊んじゃった)なんてすればいいかな。

話を戻して、人は1日24時間、活動できる時間は限られている。

勤務時間は8時間、寝る時間は7時間ぐらい、家で家族と過ごす時間も限られている。その中で何をすべきか。

勤務時間の中でお互いに情報共有して一緒に仕事をどれだけできるのか。情報をどれだけ共有すればいいのか、、、考えることは山ほどあるな。

その中でコンピューターを使って自動化できることは自動化すればいいし、できないことは顔をつき合わしてやればいい。

でも、結局はどの情報を捨てるか、どの仕事を人を信用して任せるかということなのかもしれない。

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GmailのPOPでやられた

2009 年 5 月 18 日 コメントはありません

お客さんのところでGoogle Appsに関して以下の要望があった。

メールをOutlook Expressで読みたい。
しかし、別々のパソコンでそれぞれ読みたい。

Google Appsは、POPに対応しているから、こうやってこうやって、こうやれば、、、、ほらできた。

参考: http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=76147

「でも、読めるようになったけれど、こっちで送受信すると、あっちではメールがないよ。」

「えぇええええ、そんはなずが。。」

それならば、IMAPでいこう。

POPの設定を消してから、こうやって、こうやって、ちょいちょい。

参考: http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=jp&answer=77659

「やったーー。両方で見えるからいいんじゃない。

あれっ、こっちのパソコンで見ると未読が外れると、あっちのパソコンでも外れるじゃない。別々の人が見るから、これは困ったなぁ。」

「えーーー、それがIMAPだよぉお」

「じゃあ、それぞれのアカウントをとって、転送して、、、云々。いろいろ対応策を考えた。

これは新しいシステムなんで、、、アメリカのシステムなんで、、、、冷や汗がにじむ」

さあどうしようかと、自宅に戻っていたら、対応策があった。

メールアカウントで、IDの前にrecent: をつける方法。

http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=76163

をいをい、こんな裏技じゃなくて、チェックボックスに用意しとけよぉ。

システム的にフラグ立てておけば、前回のPOPアクセス時を気にせず、1か月分をダウンロードさせればいいじゃないのか。

はまった。 Gmailは奥が深すぎる。

このページが参考になるかも。 http://gmail.1o4.jp/

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Lotus NotesからGoogle Appsへ

2009 年 5 月 14 日 コメントはありません

GoogleのEnterprise Blogに、ある企業がLotus NotesからGoogle Appsへの移行について書かれていた。

ハミルトンビーチという会社では、Lotus NotesからGoogle Appsへ移行したら、総費用の60%を減らすことができたという。コーヒーメーカーなどのキッチン製品を作っている会社である。

過去にも、cc:mailからLotus Notesへ移行し、今回はGoogle Appsへ移行した。

http://googleenterprise.blogspot.com/2009/05/hamilton-beach-migrating-from-lotus.html

過去の資産にしがらみがあると移行は大変。

Lotus Notesで作成したデータベースアプリケーションをどうやって移行するか。

メールファイルをGmailに移行するかとか。

そのあたりが鍵になるのだと思う。

かつてLotus Notesのエンジニアであり公認講師であり、今はGoogle Appsの導入やGoogle Appsに関連した開発を行っています。もし導入にご関心があれば、ご協力します。

ohashi@shockby.com までご連絡をいただけるとうれしいです。

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